005-Gestione archivio

Gestione dell'archivio

Cos'è?

Informazioni ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e del Codice in materia protezione dei dati personali rivolte alle seguenti categorie di persone (indicate con il termine "interessati") che comunicano direttamente i propri dati personali, o i cui dati vengono in altro modo acquisiti dal Comune, in relazione al procedimento in oggetto e che li riguarda.

Categorie di interessati

  • persone fisiche i cui dati personali sono contenuti nei documenti e negli atti amministrativi del Comune

     • cittadini o utenti che chiedono l'accesso all'archivio

  • ricercatori che esercitano l'accesso all'archivio (principio della libera fruibilità delle fonti)

Titolare del trattamento

I suoi dati personali sono raccolti dal {Comune} che nell’esercizio dei propri compiti istituzionali li registra ed organizza compiendo alcune operazioni (consultazione, strutturazione, conservazione, eventuale comunicazione e terzi o diffusione, utilizzazione per le proprie finalità istituzionali, ecc.) con o senza l'ausilio di strumenti informatici, telematici, o programmi gestionali in rete, in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati, avvalendosi:

  • sia di personale interno autorizzato, istruito e formato sul corretto trattamento dei dati;
  • sia di Responsabili esterni del trattamento che trattano i dati per conto del Comune, per le finalità, per il tempo e con le modalità che sono loro indicate con un contratto o altro atto giuridico.

L’elenco dei soggetti designati quali Responsabili del trattamento è disponibile presso l’Ente e può essere richiesto agli indirizzi e recapiti di seguito indicati.

Contitolare del trattamento

In base alla normativa vigente titolare del trattamento dei dati è anche il Ministero dell'interno, che tratta i dati per eseguire i propri compiti istituzionali per le finalità previste dalla Legge.

Contatti del titolare

Comune di Mirabella Imbaccari

Piazza Vespri, 1 - Mirabella Imbaccari (CT)

c.f. 82001750874, p.iva 01110350871

tel. 0933 990011, e-mail: , PEC: protocollogenerale@pec.comune.mirabellaimbaccari.ct.it.

Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati nell’ambito dei compiti istituzionali del Comune per le seguenti finalità: 

  • Gestire la tenuta e la consultazione dell'archivio corrente, di deposito e storico nel rispetto delle norme del Capo III “Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza”, ai sensi degli artt. 30 e da 122-127 del d.lgs. n. 42 del 2004 e degli artt. da 101-103 del D.Lgs. 196/2003.

Nei casi previsti dalla legge, i dati saranno trattati anche ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, in modo conforme alle norme vigenti in materia.

Base giuridica

La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi di Legge per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico di cui è investito il Comune trattandosi di trattamenti necessari 

  • per adempiere obblighi legali.
  • per eseguire i propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei pubblici poteri di cui è investito,;

Il trattamento delle categorie particolari di dati previsti dall’art. 9 Reg. Ue n.679/2016 (relativi alle opinioni politiche, alle convinzioni filosofiche o religiose, alla salute, ecc.) è necessario

  • per motivi di interesse pubblico rilevante nei casi previsti da una legge o regolamento (art. 9, 2° par. lett. g) • ai fini di archiviazione nel pubblico interesse con garanzie adeguate per i diritti e le libertà dell'interessato ai sensi dell'art. 89 e art. 9, 2 par. lett. j;

Categorie di dati personali

Gli uffici del Comune acquisiscono i dati identificativi comuni (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza), recapiti e dati di contatto e tutti quegli altri dati necessari per perseguire gli scopi indicati, quali ad esempio:

  • dati identificativi dei ricercatori e di coloro che richiedono accesso all'archivio.
  • dati contenuti negli atti, documenti e provvedimenti di natura istituzionale, comprese eventuali categorie particolari di dati previste dall'art. 9 Reg. Ue n.679/2016 (come ad es. quelli relativi alla salute).

Fonti di acquisizione dei dati

I dati personali vengono forniti al Comune direttamente dagli interessati mediante compilazione della modulistica predisposta per il servizio.

Gli uffici del Comune possono acquisire anche altri dati personali concernenti gli interessati attraverso la consultazione di altre fonti accessibili all’ente per le finalità del trattamento e per l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente in relazione al procedimento amministrativo di cui si tratta.

Obbligo o facoltà conferimento dati

Il conferimento dei suoi dati personali costituisce un obbligo legale ed il trattamento avviene senza il consenso dell'interessato, come previsto dalla normativa sopra indicata che costituisce la base giuridica del trattamento. In caso di mancata o erronea indicazione dei dati non potrebbe ritenersi adempiuto il dovere previsto dalla legge.

Vengono, comunque, acquisiti solo i dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati e l’interessato non è tenuto a fornire ulteriori dati.

Comunicazione dei dati

Per il conseguimento degli scopi istituzionali dell’Ente, nei soli casi previsti dalla Legge, i dati personali saranno comunicati ad altri Enti e autorità pubbliche. I documenti conservati nell’ archivio storico del Comune sono liberamente consultabili, ad eccezione:

  1. di quelli dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell'articolo 125 D.Lgs 2004 n.42, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
  2. di quelli contenenti dati sensibili (come ad esempio quelli relativi all'origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, all'appartenenza sindacale, alle convinzioni religiose o filosofiche, ecc.) e di quelli concernenti provvedimenti di natura penale, espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data (il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare).

Anteriormente al decorso dei termini sopra indicati, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi.

Profilazione

I dati personali acquisiti non vengono utilizzati per prendere decisioni tramite l’utilizzo di sistemi automatici che non prevedono l’intervento umano e non vengono utilizzati per effettuare la profilazione degli interessati.

Trasferimento dei dati

I dati acquisiti dal Comune non vengono trasferiti a paesi terzi al di fuori dello spazio economico europeo né ad altre organizzazioni internazionali. 

Qualora ciò fosse necessario per l’esecuzione dei compiti istituzionali, il trasferimento avverrà solo nei casi e modi previsti dal Regolamento Ue n.679/2016, in base a una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, in mancanza, in presenza delle garanzie adeguate previste dall’art. 46 del Regolamento citato o delle deroghe previste per le specifiche situazioni indicate dall’art. 47 e in tal caso 

l’interessato sarà specificamente informato sul nome del paese terzo, sull’esistenza delle garanzie adeguate sui mezzi per ottenere una copia di tali dati e del luogo dove siano resi disponibili.

Periodo di conservazione

I dati acquisiti saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa e verranno trattati e conservati rispettando i seguenti termini di cancellazione:

  • I dati contenuti negli atti e documenti relativi agli affari e ai procedimenti in corso, vengono conservati nell’archivio corrente su base annuale, compresi quelli relativi ai fascicoli permanenti che vengono conservati finchè non venga a cessare il motivo di tenerli a disposizione immediata dell’ufficio;
  • I dati contenuti negli atti e documenti relativi agli affari e ai procedimenti di cui è terminata la trattazione e che richiedono un accesso poco frequente vengono conservati nell’archivio di deposito, previa selezione per lo scarto effettuata in base al piano di conservazione e scarto, al fine di salvare, per scopi giuridicoamministrativi e per finalità storiche, la testimonianza essenziale delle funzioni istituzionali svolte, o mediante proposta di scarto motivata da effettuare ogni volta che, nel caso concreto, sia accertato il venir meno dell'utilità amministrativa anche al di là di quanto astrattamente previsto nel piano di scarto.
  • I documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni vengono conservati nell’archivio storico (art. 30 c. 4 D.lgs. 42/2004).

Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di chiedere al Comune, nei casi previsti, l'accesso ai dati personali che li riguardano, la rettifica di quelli inesatti, l’integrazione di quelli incompleti, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento che li riguarda e possono opporsi al trattamento (artt.15 e ss. del Regolamento UE 2016/679).

Senza escludere le specifiche modalità di esercizio dei diritti degli interessati, le richieste per l’esercizio dei diritti possono essere presentate al Comune, agli indirizzi sopra indicati, senza particolari formalità, anche per iscritto o tramite mail o pec, allegando un documento di riconoscimento valido per consentire di identificare l’interessato.

Reclamo all'autorità di controllo

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento (UE) 2016/679, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell'art. 79 del Regolamento citato.

Responsabile della protezione dei dati

Per tutte le questioni che concernono il trattamento dei dati personali e l’esercizio dei diritti degli interessati,
l’interessato si può rivolgere al Responsabile della protezione dei dati (RPD) agli indirizzi indicati.

Comune di Mirabella Imbaccari

Ultimo aggiornamento

18/02/2021 17:05

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